Proses pengurusan Schengen Visa (Benelux)

Mengurus Schengen visa sendiri sebenarnya gampang2 susah, kudu sabar dan percaya diri hehe..

Kali ini adalah kali kedua aku mengurus Schengen visa (Visa untuk bisa masuk ke negara2 di Eropa), keduanya aku urus sendiri karena ingin tahu proses nya serumit apa selain itu aku punya banyak waktu luang *alias pengangguran :)

Pada awalnya aku berniat menggunakan jasa travel agent, tapi ternyata mahal dan belum tentu dapat.

Schengen visa pertamaku aku peroleh di tahun 2011, proses nya gampaaang banget, engga seperti yang orang2 bicarakan. Karena sponsor ku ada di Belgium, jadi setelah aku membaca syarat2 visa di website aku kemudian mengontak Kedutaan Belgium di Jakarta. Kemudian semua proses aku lakukan via telepon, emails dan kurir. Dokumen dan passport asli aku kurir kan, biaya visa aku transfer dan seminggu kemudian passport asli ku di kirimkan kembali bersama sticker visa Schengen di dalam nya.

Mungkin pada saat itu aku masih bekerja di International company yang solid, jadi aku bisa mendapatkan visa tanpa wawancara :)

Namun pengurusan visa di tahun 2013 ini engga semudah 2011. Semua pengurusan visa Schengen untuk wilayah BENELUX (Belgium, Netherlands and Luxembourg) mulai September 2011 di limpahkan ke kedutaan Belanda, yang berarti aku harus mempelajari proses baru lagi. Salah satunya harus wawancara in person di kedutaan Belanda. Membayangkan jauh-jauh ke Jakarta adalah mahal dan macet, maka aku menghubungi beberapa travel agent, tapi karena negara sponsorku adalah Belgium aku harus tetap datang ke kedutaan untuk di wawancara. Memang kalo tujuan negara nya Belanda lebih mudah, pengajuan visa bisa di lakukan di Konsulat setempat. Daripada tetap harus ke Jakarta maka aku putuskan mengurus sendiri saja.

Sekedar share aja, berikut langkah2 pengurusan Schengen visa Benelux. Jika tujuan di luar Benelux, visa bisa di proses di kedutaan negara pertama yang di kunjungi atau di negara yang paling lama di tinggali.

Schengen Visa application steps:

Step 1. Daftar appointment online melalui website kedutaan Belanda (https://indonesia-in.nlembassy.org)

Siapkan seluruh dokumen yang di butuhkan (informasi di website) dan segera buat appointment online untuk pengajuan visa. Rencanakan appointment at least 1 bulan sebelum tanggal keberangkatan yaw, karena pengalaman saya, di masa2 ramai sangat susah untuk mendapatkan slot kosong. Seperti appointment calendar di bawah ini sepanjang 2 minggu sudah full (merah berarti full, sedangkan hijau berarti available)

Online appointment calendar

Tips 1: Check link appointment online ini setiap hari, mulai jam 17:00 - 21:00. Di jam2 itu kalender bergeser ke tanggal / hari berikutnya (Kalender di tampilkan 3 weeks basis) jika menampilkan slot kosong (warna hijau) segera klik dan isi form appointment, karena seluruh Indonesia juga mengantri maka harus cepet2an klik hehe... Kita di beri waktu 15 menit untuk mengisi form kemudian di submit. Akan ada konfirmasi wawancara yang di kirimkan ke email kita seperti gambar di bawah.

Tips 2: Kita di ijinkan membuat hingga 5 online appointment under 1 alamat email yang sama. Jadi gunakan lah kesempatan ini untuk membuat at least 2 online appointment lagi just incase kita missed di appointment pertama, atau ada kekurangan dokumen yang harus di serahkan lagi setelah wawancara pertama. Namun pada dasarnya jika dokumen kita lengkap visa bisa di peroleh dalam satu atau dua hari.

Email konfirmasi interview appointment, print & tunjukkan pada saat interview

Syarat2 atau documents yang di perlukan harus sesuai dengan tujuan kita (Ada bisnis, tourist, kemanusiaan, yang berhubungan dengan pemerintahan atau family visit). Karena kunjungan saya adalah tourist dan family/friends visit, maka syarat2/dokumen yang di minta adalah sebagai berikut: 

Appointment type: visit to family and friends

All documents: original + copy

1. A valid passport

The validity of the passport must exceed the period of stay by at least 3 months 
2. A photo

Size: 3,5 x 4,5 cm
Width of the face: minimum 16mm maximum 20 mm 
Look straight in the camera 
Neutraland even background
Natural rendition 
3.  Visa fees: tobe paid in Indonesian rupiah* 

Equivalent of EUR 60 for persons aged 12 years and up

Equivalent of EUR 35  for children aged 6 – 12 years

Free for: children under the age of 6, certain categories of students, teachers and representatives and certain categories family members 

* as of august 2013, fee sebesar Rp. 800.000 nett 

4. Application form*

Completely filled out and duly signed

* bisa di dapatkan secara conline setelah mengisi form appointment, otomatis application form akan di kirimkan ke email kamu.

5. Insurance* 
The insurance must be valid for the whole travel period, for the whole Schengen area and must cover at least EUR 30.000,- including medical and repatriation costs. 

* saya menggunakan AXA, atau di Indonesia bisa di beli di bank Mega, Mandiri atau bank lain yang menyediakan asuransi khusus perjalanan area Schengen. 
6. Flight reservation* 
* bisa dilakukan dengan booking di airlines atau travel agent (jangan di bayar sebelum visa di setujui). Print bukti pemesanan dan lampirkan. 
7. Financial means* 
- Your ownbankstatements of the last 3 months

- Employers statement or proof of registration at the Chamber of Commerce
- Your sponsors’ bankstatements or salary slips of the last 3 months
- Your sponsors’ employers statement or proof of registration at the Chamber of Commerce
*karena saya sedang tidak bekerja, saya melampirkan poin 1 (buku tabungan), poin ke 2 (slip gaji sponsor) dan poin ke 3 (surat keterangan kerja sponsor)
*jika tidak ada sponsor, maka harus melampirkan surat keterangan kerja, buku tabungan, slip gaji dan surat cuti 
8. Invitation by your sponsor* 
- Sponsor inTHE NETHERLANDS: a legalised sponsor statement (“garantverklaring”)

- Sponsor in BELGIUM:a“verbintenis tot tenlasteneming”

- Sponsor in LUXEMBURG: an “engagement de prise en charge”legalised by the municipality where your sponsor resides ànd signed by the Luxemburg Visa Office.

- Invitation letter from your sponsor with information about your relation with the referent, information about your visit and a statement about who is responsible for all expenses related to your visit.

- Copy of the passport and residence permit (if applicable) of your sponsor and his/her spouse as well as family members to be visited

- A confirmed hotel reservation (if applicable)

- Documentspertaining to the family relation

*dalam kasus saya, saya lampirkan invitation letter dari sponsor (bisa dalam bentuk scan yang di kirim kan via email), surat jaminan yang di isi by sponsor dan di sah kan oleh kantor admin (municipally) daerah setempat, copy passport dan ID sponsor

*saya tidak melampirkan bukti hotel, karena memang belum fix hotel mana yang akan saya gunakan. Jika perjalanan sebagai tourist, bukti booking hotel ini akan di tanyakan. 

FOR MINORS (below the age of 18): 
Original birth certificate +copy 
If one or both parent(s) are not travelling: 
Permission letter LEGALISED by notary OR; 
Parent(s) sign for permission at the Embassy
Parent(s) original passport(s) + copy 

Step 2.  Interview visa

Setelah siap dengan complete documents, saat nya interview dengan percaya diri!

Kunci nya: Jujur, Sopan, PeDe, jangan ber-belit2 jika menjawab pertanyaan dan berpakaian rapi akan di consider as a good citizen :)

Karena documents yang saya berikan lengkap dan bisa menjawab pertanyaan dengan jelas, interview saya hanya berlangsung kurang dari 5 menit. Selama menunggu giliran saya melihat ada beberapa orang interview lebih dari 5 menit, bahkan menunggu untuk di panggil kembali karena tidak memenuhi persyaratan. 

Di akhir interview saya di minta datang keesokan hari nya untuk mengambil passport (bisa di wakilkan asalkan ada surat kuasa).

Dan alhamdulillah ketika saya buka passport saya, visa Schengen sudah tertempel manis disitu... yipppeey...

Inti dari interview ini, kita harus benar-benar bisa membuktikan bahwa selama berada di Schengen area kita bisa menjamin diri kita (either by sponsor or ourselves) dalam hal akomodasi dan biaya hidup selama perjalanan (including meals, transport, etc). Serta bisa membuktikan bahwa memang kita bisa dan akan kembali ke Indonesia (seperti dengan menunjukkan reservasi tiket return trip, surat keterangan kerja dan form cuti... hehe kalo ga ada itu semua di khawatirkan engga pulang dan bisa2 jadi imigran gelap... ppfff jangan yaa)

Oh ya, jangan lupa buat copy dari dokumen2 visa ini, terutama surat jaminan sponsor dan asuransi perjalanan. Karena pada saat di imigrasi negara pertama kita landing, petugas akan meminta kita menunjukkan dokumen tersebut.

Jika need further tips about the Schengen visa application, please feel free to email me guys!

Semangat traveling!

Bentuk Schengen Visa di halaman Passport